מדיניות פרטיות

מקדם זמן היא מערכת לניהול משרדי שמאות מקרקעין: תיקים, לקוחות, מסמכים, ביקור בנכס, כתיבת השומה, תקשורת עם לקוחות ותשלומים. המערכת מופעלת על ידי New Tone ("אנחנו"). מדיניות זו מסבירה איזה מידע אישי המערכת מעבדת, למה, עם מי הוא משותף, היכן הוא נשמר ואילו זכויות עומדות לכם — בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, ולתקנות שהותקנו לפיו.

1. כללי

המדיניות חלה על המערכת בכתובת mekadem-zman.com, על אפליקציית השטח שלה ועל אתר השיווק של מקדם זמן. היא מנוסחת בלשון רבים ופונה לכל המינים. אין חובה חוקית למסור לנו מידע, אבל בלי המידע הדרוש לא נוכל לספק את השירות או לחזור לפנייה.

2. מי אחראי על המידע

המערכת משמשת משרדי שמאות ("המשרד"), וחלק גדול מהמידע שבה הוא מידע שהמשרד מזין על לקוחותיו ועל הנכסים שהוא שם. לכן לכל סוג מידע יש אחראי אחר:

• מידע שהמשרד מזין או מעלה — לקוחות, אנשי קשר, תיקים, מסמכים, תמונות והודעות: המשרד הוא בעל השליטה במידע, ואנחנו "מחזיק" שמעבד אותו בשמו ולפי הוראותיו בלבד, לצורך מתן השירות. המשרד אחראי לכך שיש לו בסיס חוקי לאסוף את המידע, ולמסור ללקוחותיו את ההודעות הנדרשות. מי שמידע עליו מוחזק בידי משרד שמשתמש במערכת מתבקש לפנות קודם כול למשרד עצמו; פנייה שתגיע אלינו תועבר אליו.
• מידע על המשתמשים עצמם (עובדי המשרד) ועל פונים מאתר השיווק: אנחנו בעל השליטה במידע זה.

3. איזה מידע אנחנו מעבדים

משתמשי המערכת

• שם, כתובת דוא"ל ותפקיד במשרד, ומזהה החשבון ב-Microsoft או ב-Google שבו מתחברים. איננו מקבלים ואיננו שומרים סיסמאות.
• פעולות במערכת: יומן פעולות (מי שינה מה ומתי, כולל כתובת IP), שיחות עם העוזר החכם, ודברים שהעוזר התבקש לזכור לגבי המשתמש.

מידע שהמשרד מזין על לקוחותיו ועל אחרים

• פרטי לקוחות ואנשי קשר: שם, מספר תעודת זהות, טלפון, דוא"ל.
• פרטי התיק והנכס, ושדות שהמשרד מגדיר בעצמו — שיכולים לכלול גם פרטים על בעלים, דיירים או צדדים לעסקה.
• מסמכים שמועלים לתיק (כגון נסח טאבו, חוזים, היתרים ותוכניות), והמידע שהמערכת קוראת מתוכם.
• הודעות דוא"ל ו-WhatsApp עם לקוחות, ודרישות תשלום וחשבוניות.
• השומות שהמשרד מפיק, ושומות קודמות שהמשרד מעלה כדי שהמערכת תכתוב בסגנון שלו.

ביקור בנכס (אפליקציית השטח)

• תמונות, הקלטות קוליות והתמלול שלהן, הערות ורשימת תיוג.
• מיקום המכשיר (GPS) בתחילת הביקור ובסופו ובזמן הצילום, מזהה המכשיר ופרטי הדפדפן — כדי לתעד היכן ומתי נעשה הביקור.

פניות מאתר השיווק

• שם, טלפון, שם המשרד, דוא"ל וגודל הצוות שמילאתם בטופס, והדף שממנו נשלח.

מידע טכני

• יומני שגיאות ופעולות (כולל כתובת IP ונתיב הבקשה), הדרושים לתפעול ולאבטחת המערכת.

4. למה אנחנו משתמשים במידע

• לספק את השירות שהמשרד הזמין: ניהול תיקים, קריאת מסמכים, כתיבת השומה, תקשורת עם לקוחות, תיאום ביקורים ותשלומים.
• לזהות משתמשים, לאכוף הרשאות ולתעד פעולות.
• לתמוך במשתמשים, לאתר תקלות, ולשמור על אבטחת המערכת.
• לחזור לפונים מאתר השיווק בנוגע למערכת.
• לעמוד בחובות לפי דין.

איננו מוכרים מידע אישי, איננו משתמשים בו לפרסום, ואיננו מעבירים אותו למפרסמים או לסוחרי מידע.

5. בינה מלאכותית

המערכת משתמשת בשירותי בינה מלאכותית כדי לקרוא מסמכים, לנסח פרקים בשומה, לבדוק אותה, לתמלל הקלטות ולענות למשתמשים בעוזר החכם. לשם כך נשלחים לספקי הבינה המלאכותית התכנים הנדרשים לאותה פעולה — למשל מסמך, תמונה או קטע מהתיק.

• לפי התנאים המסחריים של הספקים, תוכן שנשלח אליהם דרך ממשק התכנות (API) אינו משמש לאימון המודלים שלהם. הם עשויים לשמור אותו לזמן מוגבל לצורך אבטחה ומניעת שימוש לרעה.
• אנחנו איננו מאמנים מודלים על המידע שלכם. כשהמערכת לומדת מהשומות הקודמות של משרד או מהתיקונים שהשמאים בו עושים בטיוטות, היא עושה זאת עבור אותו משרד בלבד, והמידע אינו מוצג למשרד אחר.
• מה שהבינה המלאכותית כותבת הוא טיוטה. השמאי בודק אותה ואחראי לשומה שהוא חותם עליה.

6. עם מי המידע משותף

אנחנו משתפים מידע רק עם ספקים שדרושים למתן השירות, ורק במידה הדרושה. חלק מהשירותים פועלים רק אם המשרד חיבר אותם.

המערכת שולפת גם מידע ציבורי ממאגרי ממשלה (כגון נדל"ן, GovMap ומינהל התכנון) לפי כתובת או גוש וחלקה; אליהם לא נשלח מידע אישי על לקוחות. נמסור מידע לרשות מוסמכת אם נידרש לכך לפי דין.

7. מידע שמתקבל מ-Google

בכניסה עם חשבון Google אנחנו מקבלים את השם, כתובת הדוא"ל ומזהה החשבון בלבד, כדי לזהות את המשתמש ולשייך אותו למשרד שלו. כשמשרד מחבר את Google Workspace שלו, המערכת ניגשת — בהרשאה שמנהל המשרד נתן — לתיקיות המשותפות של המשרד, לדוא"ל וליומן, כדי לשמור את מסמכי התיקים, לשלוח הודעות ללקוחות, לקרוא פניות שמגיעות לתיבת ההפניות ולתאם ביקורים.

• מידע זה משמש רק לתכונות שהמשתמשים רואים ומפעילים במערכת.
• הוא אינו נמכר, אינו משמש לפרסום, ואינו מועבר לצד שלישי אלא לספקים שבסעיף 6 לצורך אותן תכונות.
• הוא אינו משמש לפיתוח, לאימון או לשיפור של מודלים כלליים של בינה מלאכותית או למידת מכונה.

מקדם זמן (Mekadem Zman)'s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

8. היכן המידע נשמר

מסד הנתונים והשרתים של המערכת נמצאים בארצות הברית, אצל ספק האירוח Railway. מסמכי התיקים נשמרים בעיקר בחשבון Microsoft 365 או Google Workspace של המשרד עצמו; עותקים של חלק מהקבצים — שומות שהופקו, תמונות והקלטות מהביקור, תבניות ושומות קודמות — נשמרים גם במסד הנתונים של המערכת. ספקי הבינה המלאכותית פועלים בארצות הברית.

העברת המידע אל מחוץ לישראל נעשית בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס"א-2001, ולספקים שמתחייבים לשמור על המידע ולהשתמש בו רק לצורך מתן השירות.

9. עוגיות ואחסון בדפדפן

• המערכת משתמשת רק בעוגיות הדרושות להתחברות: עוגיית ההתחברות (בתוקף עד 30 יום) ועוגיות הגנה של תהליך הכניסה. אין במערכת עוגיות פרסום ואין כלי מעקב או ניתוח של צד שלישי.
• הדפדפן שומר העדפות תצוגה (למשל מצב התפריט ותצוגת השומה). אפליקציית השטח שומרת במכשיר את התיקים שנפתחו בה ואת התמונות וההקלטות שעוד לא נשלחו, כדי לעבוד גם בלי קליטה; הם נשלחים לשרת ונמחקים מהתור כשיש חיבור.
• דף התיק טוען את מפות Google, ו-Google עשויה לקבל במהלך הטעינה את כתובת ה-IP של הדפדפן.

10. אבטחת מידע

אנחנו נוקטים אמצעים סבירים להגנה על המידע, ובהם:

• כניסה דרך Microsoft Entra ID או Google Workspace בלבד, בלי סיסמאות שנשמרות אצלנו.
• הפרדה בין משרדים, והרשאות לפי תפקיד בתוך המשרד.
• תקשורת מוצפנת (HTTPS), והצפנה של מפתחות הגישה לשירותים חיצוניים שהמשרד שומר במערכת.
• תיעוד אוטומטי של כל גישה למידע במערכת — מי, מתי, למה ניגש והאם הגישה אושרה — ויומן של כל שינוי. המערכת עצמה יכולה רק להוסיף ליומנים אלה, ולא לשנות או למחוק אותם.
• תיעוד ביקור בנכס שאינו ניתן לשינוי לאחר מעשה.
• הגבלת קצב בקשות, וכותרות אבטחה בכל תגובה של השרת.

אין מערכת חסינה לחלוטין. אם יתרחש אירוע אבטחה שנוגע למידע של משרד, נודיע למשרד בהקדם ונפעל כנדרש לפי תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017.

11. כמה זמן המידע נשמר

• מידע של משרד נשמר כל עוד המשרד משתמש בשירות. בסיום ההתקשרות נמסור למשרד, לבקשתו, ייצוא של המידע, ולאחר מכן נמחק אותו, למעט מידע שעלינו לשמור לפי דין.
• תיעוד ביקור בנכס נשמר כל עוד התיק קיים; קובץ שחובה למחוק לפי דין מוסר, ונשאר רק תיעוד של ההסרה.
• פנייה מאתר השיווק נשמרת כל עוד היא דרושה לטיפול בה, ותימחק לבקשתכם.

12. הזכויות שלכם

• לעיין במידע עליכם (סעיף 13 לחוק הגנת הפרטיות).
• לבקש לתקן או למחוק מידע שאינו נכון, שלם, ברור או מעודכן (סעיף 14 לחוק).
• לבקש שלא נפנה אליכם בדיוור שיווקי.

בקשה שנוגעת למידע שמשרד שמאות מחזיק עליכם — למשל כלקוחות של המשרד — יש להפנות למשרד, שהוא בעל השליטה במידע; נסייע לו לטפל בה. בקשה אחרת אפשר לשלוח אלינו בדוא"ל, ונשיב תוך 30 יום. אם אינכם מרוצים מהטיפול, אפשר לפנות לרשות להגנת הפרטיות.

13. שינויים במדיניות

נעדכן את המדיניות כשהשירות או הדין משתנים, ונציין בראש הדף את תאריך העדכון. על שינוי מהותי נודיע למנהלי המשרדים מראש. מסמך זה משלים את תנאי השימוש.

14. יצירת קשר

לשאלות ולבקשות בנושא פרטיות: roi@new-tone.io.